Flödesmodellen i Norrbottens Läns Landsting Skriv ut E-post

Norrbottens läns landsting ansökte om deltagande i det nationella projektet i slutet av 2002. När projektplanen godkänts och Norrbotten blev ett av tio landsting som i projektform skulle testa och utveckla modellen i befintligt IT-stöd, startade arbetet med att bygga in processmodellen i de registreringar som redan gjordes i det patientadministrativa stödet VAS. VAS som är ett heltäckande system där alla landstingets inrättningar ingår och där allt patientarbete planeras och dokumenteras skapade en unik situation för projektet. Det innebar en möjlighet att följa hela vårdepisoder i landstinget oavsett var patienten befann sig. Målsättningen var att kunna starta vårdepisoder i primärvård exempelvis och sedan använda den i alla vårdkontakter som berörde ett och samma hälsoproblem oavsett var inom landstinget vårdkontakten planerades eller genomfördes.

norrbotten.jpg 

Tanken var att detta skulle skapa möjligheter till uppföljning som tidigare inte funnits. Patientens väg i vården skulle synliggöras och flöden inom och mellan kliniker analyseras. Uppdraget var att skapa så lite extra registreringar för hälso- och sjukvårdspersonalen som möjligt men ändå fånga och presentera de olika stegen i vårdprocessen som modellen mäter allt eftersom de passerades.

Dessutom var tanken att detta skulle utgöra grunden för processinriktat arbete i VAS och med modellen som grund fortsätta utveckla dokumentation och planering anpassat till den vårdprocess som patienten befinner sig i.

Tre helt olika verksamheter i landstinget tillfrågades att delta i utvecklingen och testa prototypen när den var färdigställd. De tre verksamheterna var en vårdcentral (division primärvård), en vuxenpsykiatrisk klinik (division vuxenpsykiatri) och en ögonklinik med syncentral (division opererande). Dessa startade sitt arbe-te med att tillsammans med projektgruppen från Länsteknik inventera och dokumentera de processer och flöden som redan fanns inom klinikerna. Med den kunskapen om sin egen verksamhet utarbetades utvecklingarna i VAS till att visa de mätpunkter som den nationella modellen beskrev på ett enhetligt sätt i VAS både på kliniknivå i ett så kallat vårdåtagande och på landstingsnivå i form av vårdepisod.

vas.jpgNär prototypen var klar testades denna i en testmiljö av var de deltagande arbetsgrupperna från verksamheterna och en utvärdering av detta gjordes. Inte bara funktionaliteten utvärderades utan även användbarheten i det dagliga arbetet. Målet med utvecklingen var även att skapa ett enhetligt och tydligt flöde oavsett om patienten kommit på remiss från annan klinik eller med en så kallad egen vårdbegäran.

Modellen visar på flaskhalsar i flödet inom klinken och detta blir ett verktyg för att identifiera var förbättringsarbete måste ske för att förbättra flödet.

Ur ett större perspektiv blir flödet mellan kliniker fördelat på olika hälsoproblem mätbara och åtgärder för att förbättra detta flö-de kan sättas in och nya mätningar genomföras.

Arbetssättet i VAS innebär att ett vårdåtagande aktivt startas och avslutas på kliniknivå för varje patient och för varje hälso-problem en patient söker för. En och samma patient kan ha fle-ra pågående och avslutade vårdåtaganden på en klinik och därmed flera vårdepisoder i landstinget för olika vårdprocesser. Vart och ett av dessa pågår och avslutas oberoende av var-andra. I VAS har varje vårdepisod ett identifikationsnummer som gör det möjligt att följa patientens väg i vården. Det är inget hinder att en vårdprocess har olika namn inom olika divi-sioner eftersom vårdepisodsnumret gör patientens väg spårbar.

Alla vårdkontakter som sker under en vårdepisod blir kopplade till just det hälsoproblem det berör. Systemet blir inte beroende av att samma diagnos sätts och inte heller av vilken typ av vårdkontakt eller hälso- och sjukvårdspersonal som träffar pati-enten. Samtliga vårdkontakter kan sorteras per hälsoproblem så att endast det som berör exempelvis diabetes lätt kan urskiljas både på kliniknivå och inom hela landstinget.

Allt eftersom registreringar sker i systemet med avslutade vårdå-taganden, nya vårdåtaganden och mätpunkter inom dessa uppdateras bilderna i VAS så att informationen är aktuell. När samtliga kliniker som startat ett vårdåtagande inom en och samma vårdepsiod har avslutat sitt vårdåtagande avslutar VAS vårdepisoden. Inga avslut är definitiva utan kan återupptas om patienten återkommer med samma hälsoproblem. Statistik och historik kan ses från detta.

Användarnas upplevelser

Efter det att prototypen testats och godkänts av arbetsgrup-perna har en driftsättning skett på de deltagande klinikerna. Nu sedan utvecklingen testats i driftsmiljö under ett år har hälso- och sjukvårdens ledningsgrupp beslutat att införa modellen i hela landstinget. Resterande kliniker i länet har startat förberedelser för att ta utvecklingen i bruk.

Erfarenheterna visar att den största förändringen med utveck-lingen är att verksamheterna tydligt arbetar processinriktat och hitta gemensamma rutiner så att flödet blir detsamma inom kliniken. Det har varit den stora utmaningen för verksamheterna att skapa rutiner och arbetssätt för att arbeta processinriktat. Utvecklingen i VAS har krävt en halvdags utbildning av användarna medan arbetet med att hitta gemensamma rutiner har tagit mer tid i anspråk.

Användarnas upplevelser av utvecklingen är delade, några anser att det blivit enklare och mer säkert för patienten med den nya utvecklingen medan andra inte ännu ser nyttan med detta. Det största förarbetet har varit att definiera vårdprocesser som är intressanta att urskilja inom en division och sedan att kvalitetssäkra utdata från detta. Mycket arbete görs fortsatt i databasen för att hitta mått ur vårdprocessen som är av värde för verksamheten att följa upp.

Utdata

Vinsterna med utvecklingen ses direkt i kontrollen på antalet nya vårdåtaganden och avslutade inom en tidsperiod. Vårdåtaganden på en klinik kan sedan sorteras på många olika sätt.

Händelser under ett vårdåtagande kan granskas såsom exempelvis återinläggningar, antal dagar från beslut om åtgärd till start av åtgärd fördelat på olika typer av åtgärder, antal vårdkontakter per vårdprocess, fördelningen av olika typer av processer inom kliniken och mycket mer som utvecklas allt efter verksamheternas behov. nlldiagram.jpg

Fortsatta utvecklingar

Allt eftersom verksamheterna får erfarenheter i användandet av utvecklingen framkommer nya behov i systemet. Utvecklingar pågår ständigt och den viktigaste delen som återstår är att på ett tydligt och enkelt sätt visa att en vårdkontakt berör flera vårdåtaganden men kanske resulterar i en remiss i endast en av dessa. Modellen förändras även nationellt och andra mätpunkter i processen kan behöva mätas vilket även det kan innebära utvecklingar i VAS till att möta behovet. Tanken är att detta utgör grunden för processinriktat arbete och mer än bara vårdkontakter behöver kopplas till VAS såsom exempelvis dokumentation och åtgärder som sker utan vårdkontakt. I det fortsatt arbetet med att utveckla VAS ingår två andra landsting, Jämtland och Halland, som även de använder VAS.